Wewenang, Syarat, Prosedur Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dan STTB

Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dan STTB (Surat Tanda Tamat Belajar) pada Madrasah di lingkungan Kemenag telah diatur khusus melalui Keputusan Dirjen Pendis Nomor 5343 Tahun 2015. Keputusan yang dikeluarkan pada tanggal 17 September 2015 ini mengatur tentang kewenangan, persyaratan, dan prosedur Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dan STTB (Surat Tanda Tamat Belajar).

Juknis ini juga mengatur tentang tatacara pengesahan fotocopi ijazah dan Surat Tanda Tamat Belajar (STTB) pada madrasah di lingkungan Kemenag.

Surat Keterangan Penganti (SKP) Ijazah / Surat Tanda Tamat Belajar (STTB) diberikan karena suatu hal seperti hilang, kesalahan penulisan, atau rusak (baik tidak bisa dibaca sebagian ataupun seluruhnya).

Tata aturan untuk mendapatkan atau menerbitkan Surat Keterangan Penganti (SKP) Ijazah / Surat Tanda Tamat Belajar (STTB), sebagaimana diatur dalam Bab III Juknis Nomor 5343 Tahun 2015 adalah sebagai mana berikut.

Yang Berwenang Menerbitkan

Tata urutan pejabat yang memiliki kewenangan untuk menerbitkan Surat Keterangan Penganti (SKP) Ijazah / Surat Tanda Tamat Belajar (STTB) karena hilang, rusak atau terdapat kesalahan dalam penulisan, beserta bentuknya yaitu:

1. Karena hilang; SKP Ijazah/STTB diterbitkan oleh Kepala Madrasah yang bersangkutan dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yang bersangkutan. Bentuknya berupa Surat Keterangan Pengganti Ijazah/STTB (FM-SKP-09).
2. Karena kesalahan penulisan; Diterbitkan oleh Kepala Madrasah yang bersangkutan dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yang bersangkutan. Bentuknya berupa Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah/STTB (FM-SKP-10).
3. Karena rusak (baik tidak bisa dibaca sebagian ataupun seluruhnya); Diterbitkan oleh Kepala Madrasah yang bersangkutan dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yang bersangkutan. Bentuknya Surat Keterangan Kerusakan Ijazah/STTB (FM-SKP-11).

Apabila dikarenakan keberadaan Madrasah yang menerbitkan Ijazah/STTB telah berganti nama, beralih status, dan tidak beroperasi (tutup), kewenangan menerbitkannya adalah sebagai berikut:

1. Madrasah telah digabung dengan madrasah lain; Penerbitan SKP Ijazah/STTB dilakukan oleh Kepala Madrasah hasil penggabungan dengan diketahui Kepala Kantor Kemenag Kabupaten/Kota.
2. Madrasah telah berganti nama; Diterbitkan oleh Kepala Madrasah sesuai penamaan baru dengan diketahui Kepala kantor Kemenag Kabupaten/Kota.
3. Madrasah telah beralih status (dari Madrasah Swasta menjadi Madrasah Negeri); Diterbitkan oleh Kepala Madrasah hasil peralihan status dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kemenag Kabupaten/Kota.
4. Madrasah telah tidak beroperasi (tutup); Madrasah ini seperti adrasah Tsanawiyah Agama Islam Negeri (MTsAIN), Madrasah Alijah Agama Islam Negeri (MAAIN), Pendidikan Guru Agama Persiapan (PGAP) 4 Tahun, Pendidikan Guru Agama Negeri (PGAN) 6 Tahun, Pendidikan Pegawai Urusan dan Peradilan Agama Negeri (PPUPAN), Pendidikan Hakim Islam Negeri (PHIN), Sekolah Persiapan Institut Agama Islam Negeri (SPIAIN), Sekolah Guru Hakim Agama (SGHA), dan sejenisnya, SKP Ijazah/STTB diterbitkan oleh Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi dengan diketahui Dirjen Pendis.
5. Madrasah telah tidak beroperasi (tutup) tetapi bukan yang tercantum di atas (poin 4), Diterbitkan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota dengan diketahui Kepala Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi.
6. Madrasah di Timor Timur (saat masih menjadi bagian NKRI); Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota tempat domisili dengan diketahui oleh Kepala Kanwil Kementerian Agama Provinsi atau oleh Kepala Kanwil Kementerian Agama Provinsi dengan diketahui Direktur Jenderal Pendidikan Islam.

Baca Juga: Revisi Juknis Penulisan Ijazah dan SHUAMBN Madrasah 2015/2016

Syarat Memperoleh Surat Keterangan Penganti Ijazah/STTB

Syarat untuk penerbitan Surat Keterangan penganti Ijazah/STTB karena hilang, adalah:

1. Pemohon adalah pemilik Ijazah/STTB yang hilang.
2. Jika bukan, dapat dikuasakan oleh pemilik Ijazah/STTB dengan mengisi form FM-SKP-04
3. Mengisi dan menyerahkan formulir permohonan (FM-SKP-01)
4. Menandatangani dan menyerahkan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (FM-SKP-05)
5. Menyerahkan fotokopi Ijazah/STTB yang hilang, buku rapor asli (dan atau dokumen lain yang terkait) sebagai bahan memvalidasi keabsahan kepemilikan Ijazah/STTB.
6. Menyerahkan surat keterangan kehilangan dari pihak kepolisian
7. Apabila tidak ditemukan data diri pemohon pemilik Ijazah yang hilang, maka:
1. menghadirkan 2 (dua) orang saksi teman lulus satu angkatan pada madrasah yang sama
2. menyampaikan salinan putusan/fatwa dari pengadilan terkait kehilangan Ijazah

Syarat penerbitan Surat Keterangan penganti Ijazah/STTB karena Kesalahan Penulisan Ijazah/STTB, adalah:

1. Pemohon adalah pemilik Ijazah/STTB
2. Bila dikuasakan, mengisi form FM-SKP-04
3. Mengisi dan menyerahkan formulir permohonan (FM-SKP-02)
4. Menyerahkan fotokopi Ijazah/STTB yang salah penulisannya
5. Menunjukkan Ijazah/STTB asli yang salah penulisannya
6. Menandatangani dan menyampaikan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (FM-SKP-06)
7. Menyampaikan dan/atau menunjukkan keterangan/bukti/alasan yang menunjukkan adanya kesalahan penulisan pada Ijazah/STTB

Syarat penerbitan Surat Keterangan Kerusakan Ijazah/STTB, adalah:

1. Pemohon adalah pemilik Ijazah/STTB yang rusak
2. Bila dikuasakan, mengisi form FM-SKP-04
3. Mengisi dan menyerahkan formulir permohonan (FM-SKP-03)
4. Menandatangani dan menyerahkan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (FM-SKP-07)
5. Menyerahkan fotokopi Ijazah/STTB yang rusak tidak dapat dibaca sebagian/seluruhnya.
6. Menunjukkan Ijazah/STTB asli yang rusak tidak dapat dibaca sebagian/seluruhnya

Prosedur Penerbitan Surat Keterangan Penganti Ijazah/STTB

Prosedur Penerbitan Surat Keterangan Penganti Ijazah/STTB dibedakan menjadi dua yaitu bagi Jazah/STTB yang dikeluarga oleh madrasah yang masih beroperasi dan madrasah yang sudah tidak beroperasi (tutup).

1. Bagi madrasah yang masih beroperasi, prosedurnya adalah:
1. Pemohon menyerahkan persyaratan kepada Kepala Madrasah yang menerbitkan Ijazah/STTB
2. Petugas menerima dan mengarsipkan permohonan dan memberikan bukti tanda terima
3. Petugas melakukan verifikasi dan validasi kelengkapan persyaratan
4. Jika verval lengkap, petugas menyiapkan konsep SKP Ijazah/STTB dan menyerahkan ke Kepala Madrasah (Karena Hilang) 
5. Kepala Madrasah menerbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah/STTB atau Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah/STTB atau Surat Keterangan Kerusakan Ijazah/STTB dengan diketahui oleh Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yang bersangkutan.
6. Petugas menyerahkan SKP Ijazah/STTB kepada pemohon
2. Bagi madrasah yang sudah tidak beroperasi (tutup), prosedurnya adalah:
1. Pemohon menyerahkan persyaratan kepada Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yang bersangkutan atau pejabat yang berwenang
2. Petugas menerima dan mengarsipkan permohonan dan memberikan bukti tanda terima
3. Petugas melakukan verifikasi dan validasi kelengkapan persyaratan
4. Jika verval lengkap, petugas menyiapkan konsep SKP Ijazah/STTB dan menyerahkan ke Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yang bersangkutan atau pejabat yang berwenang
5. Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota yang bersangkutan (atau pejabat yang berwenang) menerbitkan SKP Ijazah/STTB
6. Petugas menyerahkan SKP Ijazah/STTB kepada pemohon

Selengkapnya mengenai wewenang, syarat, dan prosedur Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dan STTB silakan baca Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor 5343 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Pengesahan Fotocopi Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar atau Surat Keterangan Pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar, Penerbitan Surat pengganti Ijazah/Surat Tanda Tamat Belajar, dan Penerbitan Surat Keterangan Kesetaraan Ijazah Luar Negeri yang Berpenghargaan Sama dengan Ijazah Madrasah.

Download SK Dirjen Nomor 5343 Tahun 2015 DI SINI