Cara Edit Data NISN Melalui Verval PD Kemenag

Edit data NISN, baik data siswa maupun NISN, diperlukan jika ditemukan kekeliruan identitas siswa maupun NISN dari seorang siswa madrasah. Edit data ini dapat dilakukan melalui Verval PD Kemenag. Namun tidak semua kekeliruan harus dibetulkan melalui proses edit data. Ada beberapa kasus yang pembetulan data NISN tidak memerlukan tahapan edit data dan cukup melalui Verval Peserta Didik saja.

Bagaimana cara melakukan edit data NISN melalui Verval PD Kemenag, dan pembetulan terhadap kesalahan data yang seperti apa yang membutuhkan edit data dan tidak, akan kita bahas bersama.

Edit data dalam Verval PD sendiri terdiri atas dua macam, yaitu perubahan terhadap NISN yang keliru dan perubahan terhadap 'Nama dan Tanggal Lahir' yang salah.

Baca juga artikel sebelumnya: Daftar Masalah dan Solusi dalam Verval PD

1. Persiapan Sebelum Edit Data NISN

Sebelum melakukan perubahan data (Edit Data), pastikan dulu beberapa hal berikut ini:

1. Mengetahui akun untuk login (email dan password) dari admin Kab./Kota. Ini karena sampai saat ini, Verval PD Kemenag hanya bisa dilakukan dengan menggunakan akun Kab./Kota dan tingkat atasnya. Untuk mengetahui akun Kab/Kota, silakan hubungi Penmad Kab./Kota masing-masing.
2. Telah melakukan tahapan Verval PD, minimal telah mem-Verval NISN siswa di menu residu. Ini agar setelah pengajuan edit data dilakukan tidak berubah lagi saat dilakukan Verval PD di menu residu. Pun, dalam beberapa kasus, kekeliruan data dapat diselesaikan hanya dengan Verval PD saja tanpa melakukan ajuan Edit Data. Untuk cara melakukan Verval PD, simak tata caranya di artikel sebelumnya: Cara Verval PD Kemenag.
3. Hasil scan data pendukung berupa Akta Kelahiran atau Ijazah jenjang sebelumnya (bagi siswa MTs dan MA). Akta Kelahiran atau Ijazah dipindai (scan) dalam format (extensi) JPG atau PNG dengan besar file maksimal 200 kb.

2. Perubahan Identitas Siswa

Perubahan identitas siswa dilakukan ketika nama atau tanggal lahir siswa mengalami kesalahan.

Untuk melakukan perbaikan data yang harus dilakukan adalah:

1. Login ke layanan Verval  PD (di alamat: http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id) dengan menggunakan akun admin Kab./Kota
2. Klik menu 'Edit Data' hingga muncul submenu 'Pengajuan' dan 'Status'
3. Klik sub menu 'Pengajuan' hingga muncul sub menu 'NISN' dan 'Nama & Tanggal Lahir'
4. Klik submenu 'Nama & Tanggal Lahir'
   
   
5. Muncul halaman 'Pengajuan Perubahan Nama & Tanggal Lahir', klik kolom 'Nama Madrasah' hingga muncul daftar madrasah se-kabupaten/kota.
6. Pilih nama madrasah tempat siswa bersekolah
7. Klik tombol 'Pilih Siswa'

8. Akan muncul daftar nama seluruh siswa di madrasah tersebut, pilih siswa yang akan diperbaiki datanya
9. Klik 'OK' di pojok kanan bawah
10. Akan muncul data siswa.
11. Isikan nama siswa yang benar (sesuai dokumen pendukung), meskipun, seumpama nama siswa sudah benar, pada menu 'Nama Baru'
12. Isikan tanggal lahir siswa yang benar (sesuai dokumen pendukung). Bisa juga dengan mengklik gambar kalender di sebalah kanannya kemudian memilih tanggal yang sesuai, pada menu 'Tanggal Lahir Baru'
13. Upload 'hasil scan data pendukung (Akta kelahiran atau Ijazah) dengan cara mengklik tombol 'Select' di sebelah kanan 'Dokumen Perubahan' kemudian cari lokasi penyimpanan file hasil scan dokumen pendukung tersebut.
14. Klik 'Pengajuan Perubahan'

Pengajuan perubahan identitas siswa ini akan di-verifikasi oleh Admin tingkat Kanwil Kemenag. Sehingga setelah selesai melakukan pengajuan perubahan data, silakan tunggu ajuan tersebut disetujui oleh Admin tingkat Kanwil Kemenag.

3. Perubahan NISN

NISN terdiri atas 10 digit angka unik. Tiga angka pertama menunjukkan tahun kelahiran, seperti siswa yang lahir pada tahun 1999 maka 3 tigit awalnya adalah 999*******, siswa yang lahir pada 2005 maka 3 digit NISN-nya adalah 005*******.

Kasus-kasus yang membutuhkan tindakan untuk perubahan NISN diantaranya adalah:

1. Jika terdapat seorang siswa yang lahir di tahun 2004 tetapi NISN-nya diawali dengan 005, maka perlu dilakukan perubahan NISN.
2. Seorang siswa tercatat telah memiliki NISN yang tertulis di dokumen penting (seperti SKHUN dan Ijazah) tetapi saat Verval PD tidak ditemukan NISN-nya (kolom pencarian tidak memunculkan hasil) sehingga terpaksa harus mengklik 'Not Match' yang menyebabkan siswa tersebut memiliki NISN baru.
3. Seorang siswa tercatat telah memiliki NISN yang tertulis di dokumen penting (seperti SKHUN dan Ijazah) tetapi saat Verval PD, muncul dengan NISN yang berbeda.

Untuk kasus-kasus tersebut, sebelum melakukan ajuan perubahan NISN, terlebih dahulu:

1. Untuk kasus pertama, melakukan Verval PD seperti biasa, lalu catat NISN yang dihasilkan
2. Untuk kasus kedua dan ketiga, setelah melakukan Verval PD catat NISN yang dihasilkan dan NISN yang tertulis di dokumen penting (KHUN dan Ijazah).

Cara melakukan ajuan Perubahan NISN:

1. Lakukan langkah-langkah seperti pada nomor 1 s.d 3 seperti pada pengajuan Edit Identitas di atas
2. Klik submenu 'NISN'
3. Muncul halaman 'Pengajuan Perubahan NISN', klik kolom 'Nama Madrasah' hingga muncul daftar madrasah se-kabupaten/kota.
4. Pilih nama madrasah tempat siswa bersekolah
5. Akan muncul daftar nama seluruh siswa di madrasah tersebut, pilih siswa yang akan diperbaiki datanya
6. Klik 'OK' di pojok kanan bawah
7. Muncul data siswa.

8. Isikan NISN pada kolom 'NISN Baru' dengan ketentuan:
   - Pada kasus 1: Rubah tiga digit pertama NISN sesuai tahun kelahiran, tujuh digit selanjutnya disamakan
   - Pada kasus 2 dan 3: Isikan NISN yang tertulis di SKHUN/Ijazah
9. Klik tombol 'Check NISN'
10. Muncul pemberitahuan jika NISN telah digunakan, klik saja OK.
11. Upload 'hasil scan data pendukung (Akta kelahiran atau Ijazah) dengan cara mengklik tombol 'Select' di sebelah kanan 'Dokumen Perubahan' kemudian cari lokasi penyimpanan file hasil scan dokumen pendukung tersebut.
12. Klik 'Pengajuan Perubahan'

Pengajuan perubahan NISN akan diverifikasi langsung oleh operator PDSP Kemdikbud.

4. Kesalahan Data dan NISN yang Tidak Membutuhkan Edit Data

Pada beberapa kasus, kesalahan data baik identitas siswa maupun NISN tidak perlu melalui tahapan 'Edit Data'. Untuk melakukan perubahan data cukup dengan melakukan Verval PD pada menu 'Residu' dan nantinya data di database NISN PDSP Kemdikbud akan diperbarui berdasarkan hasil Verval PD tersebut.

Kasus-kasus tersebut antara lain:

Pertama:

Salah data berupa identitas (seperti Nama Siswa dan Tanggal Lahir) yang mana pada kolom data siswa di bagian atas kanan menu 'Residu' telah benar tetapi identitas di hasil pencarian (kolom bawah) salah. Contoh:

1. Nama yang benar sesuai Akta Kelahiran/Ijazah: Agista Nur Maghfiroh
2. Nama yang tertulis di kolom atas: Agista Nur Maghfiroh
3. Nama yang tertulis di kolom bawah : Agista Nor Maghfiroh (Berbeda NUR, NUR, dan NOR)

Atau berbeda tanggal lahir:

1. Tanggal lahir yang benar sesuai Akta Kelahiran/Ijazah: 12/09/2001
2. Tanggal lahir yang tertulis di kolom atas: 12/09/2001
3. Tanggal lahir yang tertulis di kolom bawah : 28/12/2001

Untuk kasus seperti ini, pada waktu Verval PD (menu residu) cukup memilih 'Match'. Data siswa di database NISN PDSP (kolom yang bawah) akan langsung disesuaikan dengan data EMIS (kolom atas). Perubahan di situs pencarian NISN (http://nisn.data.kemdikbud.go.id/page/data) akan dilakukan setelah dilakukan tahapan 'Konfirmasi Data' (Baca artikel tentang konfirmasi data: Cara Konfirmasi Data NISN).

Kedua:

Khusus bagi siswa pemilik NISN yang belum ditulis dalam dokumen penting (seperti Ijazah dan SKHU). Umumnya ini bagi siswa MI kelas 1-6 (yang belum terdaftar sebagai peserta Ujian Sekolah). Kasusnya bisa saja:

1. NISN salah (tidak sesuai dengan tahun kelahiran)
2. Telah memiliki NISN tetapi tidak muncul di kolom pencarian (saat Verval PD) 

Untuk kasus ini, pada saat Verval PD, silakan memilih 'Not Match' sehingga siswa tersebut akan dibuatkan NISN baru. Sehingga tidak diperlukan melakukan ajuan Perubahan Data NISN.

Lalu NISN yang lama bagaimana? NISN yang lama tidak usah digunakan.

5. Pantau Ajuan Perubahan Data

Setelah melakukan perubahan data (edit data NISN), silakan pantau ajuan tersebut apakah disetujui atau ditolak. Jika ditolak akan disertai dengan alasan penolakannya.

Untuk memantau ajuan perubahan data, silakan:

1. Klik menu 'Perubahan Data'
2. Klik submenu 'Status'
3. Muncul daftar pengajuan perubahan data, cari nama siswa yang diajukan perubahan datanya. Lihat dibagian kanan terdapat kolom 'status'

Demikian 5 hal terkait dengan identitas pemilik NISN dan NISN yang salah. Ada kesalahan yang bisa terselesaikan cukup dengan proses Verval PD kemenag dan tanpa perlu melakukan ajuan Perubahan Data NISN namun ada juga yang harus melewati tahapan Ajuan Perubahan Data NISN.

Semoga artikel tentang cara edit data melalui Verval PD Kemenag ini bermanfaat, terutama bagi rekan-rekan operator madrasah dalam menjamin validnya NISN yang dimiliki oleh siswa-siswanya.