Menangani Residu Siswa di Verval PD

Menangani residu siswa di Verval PD sehingga pada menu Residu Siswa Verval PD menjadi bersih (kosong). Kesemua siswa madrasah masuk dalam menu Peserta Didik sebagai penanda kepemilikan NISN dengan data-data yang valid.

Salah satu yang harus dilakukan dalam pengelolaan verifikasi dan validasi Peserta Didik dan NISN melalui aplikasi Verval PD adalah melakukan pengecekan pada menu residu. Menu ini memuat daftar siswa yang memiliki data 'bermasalah'. Terdapat tujuh komponen validasi yang meliputi Rombel dan Sekolah, NISN, Nama, Tempat lahir, Tanggal Lahir, Ibu Kandung, dan NIK.

Siswa-siswa yang masuk dalam daftar di menu residu, berarti bermasalah dalam salah satu atau lebih komponen validasi di atas. Kesalahan tersebut ditandai dengan lambang "silang merah" pada salah satu atau lebih kolom validasi.

Ketika tanda silang merah tersebut didekati kursor, maka akan ditampilkan balon peringatan yang berisikan kesalahan data pada bagian kolom tersebut.

Tugas operator madrasah adalah mengecek kolom validasi yang berisi kesalahan tersebut dan melakukan pembenahan atau perbaikan data. Sehingga ketika kesemua kolom validasi telah menjadi hijau (tidak ada silang merah) maka data peserta didik tersebut akan dikeluarkan dari menu residu.

Intinya, operator madrasah harus mengecek, menangani, dan memperbaiki data sehingga pada menu residu akan bersih tanpa berisi seorang peserta didik pun.

Berikut adalah beberapa solusi dalam menangani permasalahan residu siswa yang terdapat di VervalPD.

1. NIK Kosong

Pada kolom validasi NIK bertanda silang merah yang ketika didekati kursor akan menampilkan balon peringatan "NIK Kosong".

Cara menangani:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil Siswa"
Buka menu "Data Atribut" dan lihat pada isian NIK.
Jika pada bagian NIK ini kosong lakukan prosedur "Edit Identitas" di bagian kelompok menu Pengelolaan VervalPD (langkah-langkahnya akan diuraikan di bagian bawah artikel ini).
Jangan lupa juga untuk membuka Emis Madrasah >> Kesiswaan >> Siswa Aktif. Cari nama siswa tersebut lalu pada tombol "Aksi" klik "Ubah Profil Siswa". Cek kolom "NIK", jika kosong, silakan isikan NIK siswa yang bersangkutan lalu klik Simpan.

2. NIK Dipakai Oleh Lebih dari Satu Orang

Pada kolom validasi NIK bertanda silang. Ketika didekati kursor akan menampilkan peringatan "NIK dipakai oleh lebih dari 1 orang"

Cara menangani:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil Siswa"
Buka menu "Quality Control"
Pada bagian bawah, lihat status "Validasi NIK Dukcapil"
Jika yang tercentang adalah "Dalam Proses Pemadanan" maka siswa tersebut masih dalam proses antrian pemadanan (sinkronisasi) dengan data Dukcapil. Operator cukup menunggu dengan melakukan pengecekan berkala hingga statusnya berubah.
Jika yang tercentang adalah "NIK Sesuai/Valid" berarti proses sinkronisasi dengan Dukcapil telah sukses. Untuk memastikan bisa dengan mengklik menu "Integrasi Data". Jika data di Integrasi data sudah terisi, maka operator cukup memantau karena tidak akan lama lagi siswa tersebut akan dihapus oleh sistem dari menu Residu.
Jika yang tercentang adalah "Data NIK Tidak Ditemukan", silakan cek ulang NIK yang diisikan kemungkinan tidak sesuai dengan dokumen Akta kelahiran atau Kartu keluarga.
Lakukan prosedur "Edit Identitas" di bagian kelompok menu Pengelolaan VervalPD (langkah-langkahnya akan diuraikan di bagian bawah artikel ini) dan cek juga NIK siswa di Emis Madrasah pada menu Kesiswaan >> Siswa Aktif (Jika NIK salah input, lakukan prosedur "Ubah Profil Siswa" untuk merubah NIK).

3. NIK Tidak Sesuai Format

Cara menangani:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil Siswa"
Buka menu "Data Atribut" dan lihat pada isian NIK.
Cek NIK yang tertera berdasarkan dokumen kependudukan.
Jika NIK salah, lakukan prosedur "Edit Identitas" di bagian kelompok menu Pengelolaan VervalPD (langkah-langkahnya akan diuraikan di bagian bawah artikel ini)
Lakukan pengecekan di Emis Madrasah dan lakukan prosedur "Ubah Profil Siswa" jika NIK keliru.

4. NISN Dipakai Lebih dari Satu Orang

Kolom validasi NISN bertanda silang. Ketika didekati kursor akan menampilkan peringatan "NISN dipakai oleh lebih dari 1 orang"

Cara menangani:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil Siswa"
Buka menu "Rekam Didik" dan lihat riwayat sekolah dan tingkat siswa tersebut. Jika pada semester yang sama tercatat aktif di dua sekolah, hubungi sekolah yang bersangkutan untuk mengeluarkan siswa tersebut (melalui menu "Siswa Keluar")
Jika tercatat di dua sekolah tetapi di sekolah lama sudah tidak aktif, hubungi admin Kemenag Kab/Kota untuk meminta dilakukan prosedur "Merger Data". Setelah ajuan merger disetujui data siswa akan hilang dari residu.
Jika tercatat ganda dalam satu madrasah (berbeda rombel) lakukan prosedur "Siswa Ganda" di Emis Madrasah dengan membuka menu Kesiswaan >> Siswa Ganda >> Lakukan penghapusan siswa yang ganda. Atau melalui Emis Monitor (http://emisdep.kemenag.go.id/e-monitor) pada menu Kesiswaan >> Siswa Duplikat

5. NISN Kosong

Kolom validasi NISN bertanda Buka menu "Quality Control"silang. Ketika didekati kursor akan menampilkan peringatan "NISN Kosong". Pada beberapa kasus di kolom NISN diblok dengan warna orange.

Cara menangani:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil Siswa"
Buka menu "Data Atribut" dan cek ulang isian NIK apakah sudah sesuai dengan dokumen kependudukan
Buka menu "Quality Control" dan lihat status "Validasi NIK Dukcapil"
Jika yang tercentang adalah "Dalam Proses Pemadanan" sedang semua ceklist di data-data lainnya sudah benar maka siswa tersebut masih dalam proses antrian pemadanan (sinkronisasi) dengan data Dukcapil. Operator cukup menunggu dengan melakukan pengecekan berkala hingga statusnya berubah.
Jika pada "Quality Control" masih terdapat ceklist yang menyatakan kesalahan data, lakukan perbaikan data baik di VervalPD >> Edit Identitas maupun di Emis Madrasah >> Kesiswaan >> Siswa Aktif.

6. Silang Merah Pada Kolom Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, atau Ibu Kandung

Pada kolom validasi Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, atau Ibu Kandung terdapat tanda silang berwarna merah.

Cara menangani:

Klik logo siswa di bagian depan nama atau NISN siswa hingga terbuka tab baru "Profil Siswa"
Buka menu "Quality Control" dan lihat ceklis pada daftar verifikasi.
Cocokan juga data dengan dokumen kependudukan (Akta kelahiran atau Kartu Keluarga)
Jika terdapat yang salah, lakukan prosedur "Edit Identitas" melalui VervalPD dan prosedur "Ubah Profil Siswa" melalui laman Emis Madrasah.

7. Prosedur Edit Identitas di Verval PD

Pada beberapa kasus residu siswa tersebut di atas kita diharuskan untuk melakukan Edit Identitas langsung melalui laman VervalPD.

Cara dan prosedur untuk melakukan Edit Identitas ini adalah:

Klik menu "Edit Identitas" di pojok kiri bawah laman Verval PD
Klik pada kolom "Daftar Siswa" lalu ketikkan nama siswa atau scrol, cari, dan pilih nama siswa yang akan diedit
Muncul Formulir Perubahan yang berisikan NIK, Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Nama Ibu Kandung, dan Jenis Kelamin untuk versi lama (yang terdata di Verval PD) dan versi baru (yang akan diubah).
Ketikkan NIK, Nama, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, atau Nama Ibu Kandung (sesuai yang dibutuhkan) yang sesuai dengan data Kependudukan (Akta Kelahiran atau Kartu Keluarga)
Klik tombol "Validasi Data"
Jika indek validasi lebih 70 maka akan terbuka menu untuk mengunggah dokumen pendukung (Akta Kelahiran atau Kartu Keluarga)
Unggah dokumen pendukung tersebut dalam format JPG, JPEG, atau PNG dengan ukuran file maksimal 1 MB
Klik "Update Data"
Data atau siswa yang diajukan perubahan akan ditampilkan dalam "Tabel Pengajuan Identitas" di bagian bawah
Di bagian akhir (kanan) dari tabel terdapat kolom "Status"
Jika status dalam kolom ini berubah menjadi centang hijau dengan tulisan "Disetujui" maka data perubahan telah disetujui oleh sistem.
Proses persetujuanini bisa membutuhkan waktu beberapa jam hingga beberapa hari.

Cara menangani residu siswa dii Verval PD untuk beberapa jenis residu siswa tersebut memang membutuhkan kejelian. Terutama untuk mengetahui penyebab dan sumber kesalahan yang menyebabkan siswa harus tercantum ke dalam menu Residu Siswa.

Dimungkinkan masih terdapat kasus-kasus lain yang belum tercantum dalam daftar penanganan kasus residu siswa di atas.

Namun secara garis besar, kesemua kasus residu disebabkan oleh tidak valid dan tidak sinkronnya data siswa. Karena itu perlu dilakukan penelusuran apa saja data yang salah, baik di laman VervalPD maupun di laman Emis Madrasah