Yang Harus Dilakukan Pada Update Data Lembaga di Emis Madrasah

Mengawali pendataan Emis Madrasah Semester Genap Tahun pelajaran 2020/2021, setiap madrasah diharuskan melakukan perbaikan dan konfirmasi data lembaga melalui laman Emis yang baru. Pendataan ini akan berlangsung dari tanggal 1 - 12 Maret 2021.

Hal ini tertuang dalam Surat Direktur Jendral Pendidikan Islam Kementerian Agama kepada Kepala kanwil Kemenag se-Indonesia. Surat dengan nomor B-602/DJ.I/Set.I/OT.01.3/03/2021 tertanggal 1 Maret 2021 dengan perihal Pengantar Perbaikan dan Konfirmasi Data lembaga Madrasah Tahun 2021.

Dalam surat tersebut setiap madrasah diharuskan untuk melakukan perbaikan dan konfirmasi data lembaga madrasah dengan menggunakan aplikasi Emis baru yang dapat diakses melalui laman https://emis.kemenag.go.id

Data yang harus diperbaiki antara lain data profil lembaga dan data alamat atau data lahan lembaga. Setelah melakukan konfirmasi data atas perubahan tersebut.

Selengkapnya bunyi surat tersebut adalah sebagai berikut.

Dalam rangka pelaksanaan Proyek Realizing Education Promise's Madrasah Education Quality Reform (REP-MEOR), Kementerian Agama saat ini sedang melakukan revitalisasi dan pengembangan Aplikasi EMIS sebagai bagian dari proses transformasi digital Kementerian Agama. Untuk mendukung kesuksesan Implementasi EMIS ini, mohon bantuan Saudara untuk menginformasikan kepada seluruh satuan pendidikan (lembaga) madrasah di wilayah binaan Saudara untuk segera melakukan perbaikan dan konfirmasi data lembaga madrasah pada aplikasi EMIS baru yang dapat diakses melalui laman https://emis.kemenag.go.id/

Proses perbaikan dan konfirmasi data lembaga madrasah sebagaimana dimaksud di atas, dapat dilakukan mulai tanggal 01 Maret 2021 sampai 12 Maret 2021. Proses konfirmasi data lembaga dapat dilakukan melalui dengan langkah:

Melakukan perbaikan data profil lembaga:
Melakukan perbaikan data alamatidata lahan lembaga;
Melakukan konfirmasi data.

Jika membutuhkan layanan informasi dapat dilakukan melalui layanan chatbot pada laman http:madrasahroform.kemenag.go.id atau menghubungi live agent pada nomor 081147402020 (hanya untuk komunikasi WhatsApp). Panduan penggunaan atau tutorial dapat diunduh melalui http://emisn.kemenag go.di pada menu "Panduan Penggunaan".

Demikian disampaikan untuk menjadi perhatian dan segera ditindaklanjuti. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.

Yang Harus Dilakukan Madrasah

Terkait dengan update data lembaga ini, ada beberapa hal yang harus dilakukan, yaitu:

1. Registrasi Akun Kepala Lembaga

Dalam pendataan di Emis baru ini ada tahap pengajuan persetujuan dari Kepala Lembaga. Apa yang diisikan oleh Operator (Staf Lembaga) harus verifikasi dan disetujui oleh Kepala Madrasah melalui akunnya. Karena itu, sebelumnya, setiap madrasah harus melakukan Registrasi Akun Kepala Lembaga (Kamad).

Terkait tata cara registrasi akun Kepala Madrasah sudah Ayo Madrasah bahas tuntas di artikel sebelumnya. Silakan simak dan baca di sini: Cara Registrasi Akun Emis untuk Kepala Madrasah

2. Operator Melakukan Perbaikan Data

Operator dengan menggunakan akunnya, membuka laman Emis Madrasah dan mengecek data-data terkait lembaga. Jika terdapat data yang kurang, belum terisi, atau salah, operator melakukan perbaikan.

Menu-menu yang harus dibuka dan dikerjakan antara lain:

Pada menu Kelembagaan > Profil > Identitas:

Cek data-data seperti Nama Singkatan Madrasah, NPWP, Nomor Telpon Madrasah, Alamat Website, Email Madrasah, Tahun Berdiri, Akta pendirian, Nomor SK Lembaga, Nomor SK Kemenkumham, Penyelenggara Lembaga, dll.
Jika sudah klik "Simpan"
Muncul notifikasi klik Ya.

Pada menu Sarana Prasarana > Aset Tetap> Lahan:

Klik tanda panah ke bawah di ujung kanan
Klik Ubah
Lengkapi data-data yang ada termasuk titik koordinat
Jika kesulitan dengan titik koordinat madrasah, ketikkan nama desa atau kecamatan di kotak di kiri bawah peta hingga peta menampilkan lokasi yang benar
Geser PIN merah ke lokasi yang tepat di mana madrasah berada. Peta dapat diperbesar atau dirubah ke mode satelit untuk mempermudah.
Titik koordinat akan terisi otomatis
Jika sudah klik "Simpan"
Muncul notifikasi klik Ya.
Jika memiliki lahan dengan alamat yang berbeda, klik tombol TAMBAH di pojok kanan atas.

3. Kirim Permintaan Persetujuan

Masih di akun operator, setelah melakukan perbaikan data, operator madrasah melakukan permintaan persetujuan ke Kepala Madrasah.

Langkah-langkanya adalah sebagai berikut:

Klik menu Dasbord
Klik tombol "Kirim Permintaan Persetujuan"
Terbuka laman Konfirmasi Persetujuan
Klik menu "Draft"
Muncul daftar ajuan perubahan data yang telah dilakukan.
Pilih tombol Aksi di ujung kanan tiap jenis perubahan
Pilih "Ajukan" untuk mengajukan persetujuan ke Kepala Madrasah, pilih "Hapus" untuk membatalkan perubahan, atau pilih "Lihat Detail" untuk melihat perubahan data apa saja yang dilakukan.
Muncul notifikasi, klik "Ya"

Di laman ini operator dapat memantau ajuan perubahan data yang dilakukan dengan mengklik kolom Draft, Diajukan, Disetujui Kepala Lembaga, Disetujui Kemenag, hingga Ditolak.

Setelah diajukan sekarang beralih ke akun Kepala Madrasah.

4. Kepala Madrasah Melakukan Persetujuan

Kepala Madrasah harus menverifikasi perubahan yang dilakukan oleh operator madrasah, menyetujui atau menolaknya, sebelum perubahan data tersebut diajukan ke admin kab/kota.

Langkah-langkah untuk memverifikasi, menyetujui, atau menolak ajuan perubahan data adalah:

Login ke laman Emis Baru dengan menggunakan email dan password yang telah diregistrasi sebelumnya.
Buka menu Dasboard
Pada bagian "Konfirmasi Persetujuan" klik tombol panah ke kanan di ujung kanan.
Terbuka laman Konfirmasi Persetujuan
Klik menu "Menunggu Persetujuan Anda"
Terbuka daftar ajuan perubahan data yang dilakukan oleh operator
Pilih tombol Aksi di ujung kanan tiap jenis perubahan
Pilih "Setuju" untuk menyetujui ajuan perubahan data, pilih "Tolak" untuk menolak perubahan, atau pilih "Lihat Detail" untuk melihat perubahan data apa saja yang dilakukan.
Ajuan yang disetujui akan masuk ke kolom "Menunggu Persetujuan Kemenag".

Di laman ini Kepala Madrasah dapat ikut memantau perubahan data yang dilakukan dengan mengklik kolom Menunggu Persetujuan Anda. Menunggu Persetujuan Kemenag, Disetujui Kemenag, atau Ditolak.

Menemui Kendala di Emis Baru?

Dalam prakteknya bisa saja terjadi berbagai kendala dan permasalahan.

Beberapa diantaranya adalah tidak munculnya kode registrasi di dashboard operator emis atau saat NIK dan Kode registrasi dimasukkan muncul notifikasi periksa kembali NIK dan Password. Atau bahkan ketika proses registrasi akun Kepala Lembaga sudah berhasil, namun saat logout (keluar) dan hendak login kembali tidak bisa.

Atau beberapa madrasah melaporkan bahwa data-data kelembagaan di menu Profil Lembaga kosong, salah, atau tidak bisa diedit.

Jika menemui kendala-kendala seperti tersebut di atas, silakan simak artikel berikut ini: Bagi Madrasah yang Bermasalah di Emis Baru

Itulah langkah-langkah yang harus dilakukan pada update data lembaga di emis baru, baik bagi operator madrasah maupun bagi kepala madrasah.